EL BRIEFING

El briefing es un documento explicativo que recoge tantos datos relativos a la empresa como información de lo que quiere hacer. Debería partir del promotor, pero la realidad es que se hace entre las dos partes, promotor y agencia o equipo de organización. Es el primer documento donde realizamos la descripción del acto, de sus organizadores, sus objetivos y filosofía y las primeras líneas generales que van a configurar el programa del evento.

El briefing es un buen elemento de gestión. Por un lado, nos puede servir para presupuestar, ya que nos da una idea de lo que quiere el cliente; por otra, nos ayuda a conocer los factores que puedan ser más complejos y la información sobre la empresa, lo que nos permitirá entender mejor a nuestro cliente.

Un buen briefing enmarca una propuesta inicial del evento a celebrar, sus objetivos y los límites en los que nos podemos mover. Es un documento que puede ser revisado reconsiderando algunos puntos y realizando propuestas alternativas, elaborando lo que se denomina un contrabriefing, siempre y cuando la empresa promotora esté abierta a nuevas propuestas, muchas de ellas, fruto de recomendaciones de expertos en cuanto a metodología de trabajo que puedan mejorar el proyecto final.

El formato del briefing puede variar según cada caso, pero normalmente recoge la siguiente información:

Datos de la empresa promotora, actividad, posicionamiento,…

Objetivos del evento: para qué y por qué. Finalidad inmediata. Cuanto más claros y medidos sean los objetivos, mayor coherencia habrá entre la creatividad y los resultados. El proyecto a de guardar absoluta coherencia con los objetivos

Proyección: a quién va dirigido. Todo el proceso de creatividad que genere la idea en torno a la que vamos a construir el proyecto depende, en parte, del tipo de público al que va dirigido el evento y al que necesita impactar. Por tanto, en este apartado, hay que analizar los públicos objetivos y cómo llegar a ellos.

Fecha, hora y lugar. Si están fijados estos datos, se recogen en el documento. Pero puede suceder que nos pidan que busquemos una localización adecuada. Es posible que la fecha esté sin determinar o condicionada por la agenda del invitado o invitados principales.

Presupuesto. Debe contemplar una propuesta de presupuesto por parte de la empresa, pero no siempre es así, salvo en concursos donde ya se ha establecido el presupuesto total del evento. La mayoría de las empresas prefieren que los organizadores calculen el presupuesto y posteriormente negociarlo.

Contenido y programa. En este apartado se presentaría una primera idea de lo que se quiere hacer que irá cambiando según vayamos avanzando en la gestión y organización del evento. Lo normal es que la empresa nos diga qué quiere hacer de forma muy genérica y que a partir de ahí los profesionales generen ideas y realicen la propuesta del programa. En numerosas ocasiones, junto al tema general del evento, los promotores realizan indicaciones sobre algunas secuencias específicas que quieren incluir. A partir que aquí, el organizador diseña un programa concreto.

Logística. Cómo se va a llevar a cabo, necesidades técnicas y materiales, servicios a contratar (azafatas, seguridad, médicos, catering, fotógrafo,…). En este apartado se establecen también los recursos que puede aportar la empresa al respecto.

Actividades post-evento. Establecer qué espera la empresa de nosotros como organizadores. Medición del impacto, documentación escrita, memoria,…Tras finalizar el evento es normal organizar una reunión de evaluación de resultados.

Datos de contacto. De la empresa, localización, contacto, estructura de trabajo, personas y responsabilidad de las mismas con las que vamos a trabajar.

Información adicional. Incluye todo aquello que va a repercutir en la organización del evento, desde manuales de identidad corporativa para la aplicación adecuada en materiales gráficos, documentación sobre antecedentes, actividad de la empresa,…