CUESTIONARIOS DE SATISFACCIÓN

Es un instrumento de gran utilidad para sucesivos congresos tanto para el organizador como para el generador del evento.

Se suele confeccionar un cuestionario para los participantes que se suele entregar con la documentación y se entrega al finalizar el evento. Ha de estar preparado en los idiomas del evento. Es de gran utilidad, pues nos da pautas para  mejorar la organización, planificación y planificación de futuros eventos.

Estrategias para confeccionar un buen cuestionario:

-        Confeccionar preguntas partiendo de posibles respuestas a cada una de las situaciones objeto de consulta.

-        La mayoría de las preguntas deben ofrecer respuesta cerrada, dejando opción para comentarios o sugerencias.

-        Las preguntas deben aportar información objetiva y cuantificable, así como grado de satisfacción ante expectativas.

-        El cuestionario ha de ser lo suficientemente amplio, pero nunca tan extenso que responderlo requiera un esfuerzo y concentración demasiado grandes. ´

Aquí tenéis algunos ejemplos:

Cuestionario de satisfacción ASETUR.
Cuestionario de satisfacción Exclusive Spain Tours.
Cuestionario de satisfacción Jornadas de Turismo Activo.

 

BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN Y TOUR PRECONGRESO

Observa las web de los siguientes eventos y comprueba si tanto boletín de inscripción como tour precongreso contienen los elementos estudiados:

• Congreso internacional de Cirugía y Traumatología 2015 (Perú)
• Congreso interamericano de Psicología 2015.
• Sehad 2014.

EJEMPLOS DE ACTOS MIXTOS

Realiza una breve presentación Power Point que sobre uno de los siguientes tipos de actos:

1. Primera Piedra.
2. Visitas a obras.
3. Inaguraciones.
4. Firma de convenios.
5. Placas conmemorativas. 

La presentación ha de seguir el siguiente esquema:

1. Definición y características.
2. Esquema del acto o ceremonial.
3. Particularidades del acto.
4. 3 Ejemplos reales.

LOS SALUDOS EN PROTOCOLO EMPRESARIAL

Lee los siguientes artículos y contesta a las preguntas:

Artículo "El apretón de manos revela la personalidad".
Artículo "El saludo. ¿Cómo dar la mano correctamente?".
Artículo "El saludo en los distintos países del mundo".
Artículo "Historia del beso como saludo".
Artículo "El saludo. Etiqueta social".
Artículo "Cómo actuar según protocolo".
Artículo "Los tipos de saludos alrededor del mundo"

1.      ¿En qué hecho tiene su origen el apretón de manos?

2.      Según el estudio del primer artículo, ¿qué siete factores influyen en un buen apretón de manos?

3.      Según el estudio, ¿qué características definen a las mujeres de apretón firme?

4.      ¿Por qué el apretón de manos se da con la mano derecha? ¿En qué casos no?

5.      ¿Cómo se puede evitar la humedad en el apretón de manos?

6.      ¿Qué significa si la mano se da por encima o debajo de la otra persona?

7.      ¿Cómo es el saludo en Japón? ¿Cómo se puede indicar mayor respeto?

8.      ¿Qué formas de saludo adoptan esquimales, tribus indias y rusos?

9.      ¿Dónde y cuándo tiene origen el beso como expresión de cariño? ¿Cuándo estuvo censurado?

10.   ¿En qué ocasiones se utiliza el besamanos?

11.   ¿Qué sociedades utilizan más el beso como saludo y cuáles menos?

12.   ¿Qué temas no se han de tratar en un primer encuentro y cuáles si?

13.   ¿Cómo se saluda en el Tíbet, Cáucaso y la India?

14.   ¿Cómo no se debe saludar nunca a otras personas?

TIPOS DE ACTOS

Contesta a las siguientes preguntas:

1. ¿Qué desayuno ofrece tarta, fruta o yogur?
2. ¿Cuál es el desayuno que se suele ofrecer en un coffee-break?
3. ¿Dónde y a qué hora tiene lugar el snack de trabajo?
4. ¿Qué horario tiene un brunch? ¿Cómo lo definirías?
5. ¿Para qué tipo de eventos se podría utilizar un buffet parrilla o barbacoa?
6. ¿Para qué se organizan las reuniones con acompañantes?
7. ¿Qué precio y cómo son las raciones del menú degustación?
8. ¿En qué consiste un menú cóctel? ¿Para qué se utiliza en un evento?
9. ¿Qué es un vino español?
10. ¿En qué evento relacionado con la comida el protocolo es más riguroso?
11. ¿En qué tipo de servicio se hacen pequeñas elaboraciones a la vista del cliente?
12. ¿Para qué se realizan ferias y exposiciones?
13. ¿Dónde tienen lugar las jornadas de puertas abiertas?
14. ¿Cómo se llama a la reunión periódica convocada por el Consejo de Administración para miembros de la empresa?
15. ¿Qué carácter tienen las convenciones?
16. ¿Qué objetivos tienen cursos, seminarios y simposios?
17. ¿Qué tipo de reuniones reducen sus costes al máximo?
18. ¿Quiénes organizan la mayoría de las reuniones profesionales?
19. ¿En qué tipo de servicio se ha de servir el comensal mientras el camarero le muestra la bandeja?
20. ¿Qué menú no ha de llevar nunca el precio impreso?

EJEMPLOS DE PÁGINAS WEB DE EVENTOS

Congreso de la semFYC 2015
Congreso SIODEC 2015
Congreso Mundial de Bioética 2015

CONTRABRIEFING/PROPUESTA

Objetivos (3, en infinitivo)

Mensaje a transmitir (exclusividad, calidad-precio, innovación…)

Proyección (público objetivo, perfil de los asistentes, nº,  posible difusión)

Idea (resumen general de cómo se desarrollará el evento)

Sede (destino, sede y salones concretos)

Fecha (fecha concreta y horarios aproximados)

EL BRIEFING

El briefing es un documento explicativo que recoge tantos datos relativos a la empresa como información de lo que quiere hacer. Debería partir del promotor, pero la realidad es que se hace entre las dos partes, promotor y agencia o equipo de organización. Es el primer documento donde realizamos la descripción del acto, de sus organizadores, sus objetivos y filosofía y las primeras líneas generales que van a configurar el programa del evento.

El briefing es un buen elemento de gestión. Por un lado, nos puede servir para presupuestar, ya que nos da una idea de lo que quiere el cliente; por otra, nos ayuda a conocer los factores que puedan ser más complejos y la información sobre la empresa, lo que nos permitirá entender mejor a nuestro cliente.

Un buen briefing enmarca una propuesta inicial del evento a celebrar, sus objetivos y los límites en los que nos podemos mover. Es un documento que puede ser revisado reconsiderando algunos puntos y realizando propuestas alternativas, elaborando lo que se denomina un contrabriefing, siempre y cuando la empresa promotora esté abierta a nuevas propuestas, muchas de ellas, fruto de recomendaciones de expertos en cuanto a metodología de trabajo que puedan mejorar el proyecto final.

El formato del briefing puede variar según cada caso, pero normalmente recoge la siguiente información:

Datos de la empresa promotora, actividad, posicionamiento,…

Objetivos del evento: para qué y por qué. Finalidad inmediata. Cuanto más claros y medidos sean los objetivos, mayor coherencia habrá entre la creatividad y los resultados. El proyecto a de guardar absoluta coherencia con los objetivos

Proyección: a quién va dirigido. Todo el proceso de creatividad que genere la idea en torno a la que vamos a construir el proyecto depende, en parte, del tipo de público al que va dirigido el evento y al que necesita impactar. Por tanto, en este apartado, hay que analizar los públicos objetivos y cómo llegar a ellos.

Fecha, hora y lugar. Si están fijados estos datos, se recogen en el documento. Pero puede suceder que nos pidan que busquemos una localización adecuada. Es posible que la fecha esté sin determinar o condicionada por la agenda del invitado o invitados principales.

Presupuesto. Debe contemplar una propuesta de presupuesto por parte de la empresa, pero no siempre es así, salvo en concursos donde ya se ha establecido el presupuesto total del evento. La mayoría de las empresas prefieren que los organizadores calculen el presupuesto y posteriormente negociarlo.

Contenido y programa. En este apartado se presentaría una primera idea de lo que se quiere hacer que irá cambiando según vayamos avanzando en la gestión y organización del evento. Lo normal es que la empresa nos diga qué quiere hacer de forma muy genérica y que a partir de ahí los profesionales generen ideas y realicen la propuesta del programa. En numerosas ocasiones, junto al tema general del evento, los promotores realizan indicaciones sobre algunas secuencias específicas que quieren incluir. A partir que aquí, el organizador diseña un programa concreto.

Logística. Cómo se va a llevar a cabo, necesidades técnicas y materiales, servicios a contratar (azafatas, seguridad, médicos, catering, fotógrafo,…). En este apartado se establecen también los recursos que puede aportar la empresa al respecto.

Actividades post-evento. Establecer qué espera la empresa de nosotros como organizadores. Medición del impacto, documentación escrita, memoria,…Tras finalizar el evento es normal organizar una reunión de evaluación de resultados.

Datos de contacto. De la empresa, localización, contacto, estructura de trabajo, personas y responsabilidad de las mismas con las que vamos a trabajar.

Información adicional. Incluye todo aquello que va a repercutir en la organización del evento, desde manuales de identidad corporativa para la aplicación adecuada en materiales gráficos, documentación sobre antecedentes, actividad de la empresa,…

EVENTOS Y NUEVAS TECNOLOGÍAS

Artículo "La importancia de la tecnología en la organización de eventos".
Artículo "Nuevas tecnologías aplicadas a eventos".
Artículo "7 ideas para promover tu congreso".

PREGUNTAS SOBRE EL INFORME ANUAL SCB 2013

El Spain Convention Bureau publica anualmente un informe con información referente al turismo congresual en España. Busca en su web oficial www.scb.es y contesta a las siguientes preguntas:

1.      ¿Aumentan o disminuyen los números del turismo de congresos en 2013?
2.      Si analizamos el mercado según el tipo de eventos ¿cuáles aumentan y cuáles disminuyen?
3.      Según el ámbito territorial, ¿cuáles aumentan y cuáles disminuyen?
4.      ¿En qué ciudades se celebran la mayoría de los eventos?¿Qué tipo de ciudades han aumentado el nº de eventos?
5.      ¿Aumenta o disminuye el nº de participantes extranjeros?¿y su peso relativo?
6.      ¿Aumenta o disminuye el gasto de los participantes?¿A qué se debe?
7.      ¿Qué sectores son los más importantes para el turismo de reuniones?
8.      ¿En qué meses se celebran más eventos?
9.      ¿Cuál es la duración media de los eventos?¿Aumenta o disminuye?
10.   ¿Qué alojamiento es el más elegido por los participantes?

Además del SCB existen otras asociaciones y entidades que nos dan información sobre el turismo de congresos. Os recomiendo la lectura del último ranking publicado por ICCA sobre los veinte países y ciudades más importantes para eventos.

ASOCIACIONES PROFESIONALES DE EVENTOS

• Federación Española de OPC
• ICCA (Asociación Internacional de Congresos y Convenciones)
• IAPCO (Asociación Internacional de Operadores Profesionales de Congresos)

LAS CONDECORACIONES Y EL PROTOCOLO INSTITUCIONAL

• Artículo sobre la colocación de condecoraciones.
• Artículo sobre cómo vestir condecoraciones.
• Artículo sobre condecoraciones y protocolo social.
• Artículo sobre la condecoración de Isabel la Católica.
• Artículo sobre el Toisón de Oro y la Casa Real.
• Artículo sobre la condecoración de la orden de Carlos III.
• Artículo sobre la condecoración de la orden al Mérito Civil.
• Artículo sobre el Toisón de Oro.

LOS HIMNOS EN EL PROTOCOLO INSTITUCIONAL

• Artículo sobre los antecedentes históricos del himno nacional.
• Artículo sobre el reglamento de regulación del himno nacional.
• Artículo sobre el himno de Asturias.
• Artículo sobre el origen del himno de Asturias.

PREMIOS PRINCIPE DE ASTURIAS

Consulta en diferentes periódicos y páginas web datos sobre estos últimos Premios Príncipe de Asturias y por parejas realiza un pequeño trabajo con el siguiente:

• Introducción (dónde, cuándo, desde cuándo...)
• Programa en torno a los Premios.
• Ceremonial de la entrega de premios.
• Protocolo que se sigue en el acto.
• Cambios con respecto a otros años.

¿YA CONOCES TODAS LAS SEDES DE ASTURIAS?

Contesta a las siguientes preguntas en una hoja consultando el folleto o la página web que se presenta en el post anterior:

1.       ¿Podemos realizar unas jornadas en el hotel Silken Villa con sesión plenaria de inauguración para 100 y  luego dividir en dos grupos  a los asistentes para hacer jornadas paralelas para 50? ¿Cómo?

2.       ¿Podemos celebrar una boda de 200 personas en el hotel Silken Ciudad de Gijón? ¿En qué salones? Si el día de antes queremos dar a los invitados un cóctel baratito, ¿qué precio le podemos dar por persona?

3.       ¿Qué dos espacios propone Las Caldas Villa Termal para celebrar una boda especial según la web? (3)

4.       ¿Qué capacidad máxima puede tener nuestro acto de inauguración en el Centro de Exposiciones y Palacio de Congresos de Oviedo? ¿En qué espacio? ¿Podríamos distribuir ese número de asistentes en sesiones paralelas en otras salas? ¿Cómo?

5.       ¿Cuál sería la sala más conveniente en la Laboral Ciudad de la Cultura para una pequeña recepción previa a un congreso para las personalidades más relevantes por su carácter más original?

6.       ¿Qué atenciones especiales da el hotel Zen Balagares  si celebras allí tu boda?

7.       Si celebráramos una boda en la Finca la Isla ¿cuál serían los espacios más adecuados para una recepción y para el banquete?

8.       ¿Qué herramientas  web gratuitas ofrece AC Marriot para eventos?(3)

9.       ¿Qué servicios adicionales te ayuda a gestionar el Abba Gijón si celebras allí tu boda?¿Entre qué precios oscilan los menús?

10.   ¿Cuáles son los eventos que más se celebran en el Acuario de Gijón? ¿En qué sala pueden realizar conferencias?

11.   ¿Para eventos que se celebren en qué sede es el  Tryp Gijón Rey Pelayo es un buen hotel para alojarse?

12.   ¿ En qué espacios del Centro Niemeyer es posible organizar un evento con disposición en forma de teatro?

13.   ¿Cuánto nos costaría un evento de media jornada celebrado en Ayre Hotel Oviedo incluyendo alquiler de salón, coffee break, almuerzo, flipchart, wifi y material para los asistentes? (daily delegate rates)

14.   ¿Qué espacio es el más adecuado para un congreso de 500 personas dentro del Auditorio Príncipe Felipe?

PATROCINADORES

Lee con detenimiento los siguientes artículos:

Artículo de Eventioz sobre cómo encontrar patrocinadores.
Artículo de Eventoplus sobre cómo encontrar el patrocinio adecuado para tu evento.
Artículo de Patrocinio y Mecenazgo sobre cómo elaborar una propuesta de patrocinio.
Artículo de MPI sobre el patrocinio bien hecho.

SEDES DE ASTURIAS

¿Conoces todas las sedes donde se pueden celebrar eventos en Asturias? Por lo menos, has de conocer las siguientes:

1. Auditorio Príncipe Felipe
2. Hotel Reconquista
3. Palacio de Exposiciones y Congresos Ciudad de Oviedo
4. Teatro Campoamor
5. Laboral Ciudad de la Cultura
6. Palacio de Congresos- Cámara de Gijón
7. Recinto Ferial Luis Adaro
8. Hotel Silken Ciudad de Gijón
9. Hotel Abba Gijón
10. Hotel AC Gijón
11. Finca la Isla
12. Centro Niemeyer
13. Recinto Ferial la Magdalena
14. Hotel NH Palacio de Ferrera
15. Hotel Silken Villa de Avilés
16. Hotel Zen Balagares
17. Parador de Corias
18. Las Caldas Villa Termal
19. Acuario Gijón
20. Tryp Gijón Rey Pelayo
21. Ayre Hotel Oviedo

¿QUÉ SABEMOS SOBRE BANDERAS?

Consulta las siguientes webs si tienes alguna duda sobre la colocación de las banderas:

• Artículo sobre colocación de banderas.
• Artículo sobre la colocación de banderas oficiales. No olvidéis que la bandera de la UE no tiene normativa, por lo que tendemos a colocarla al final de las oficiales.
• Artículo sobre colocación de banderas en ámbito internacional.

Todo esto está resumido en el siguiente pdf.

¿Y qué colocación seguimos cuando en un acto coinciden varias banderas de municipios?

EJERCICIOS BANDERAS

       Si organizáramos un acto oficial en Valladolid y tuviéramos que colocar las siguientes banderas autonómicas, ¿qué orden seguiríamos y cómo las colocaríamos para la foto de familia (detrás de una presidencia)? Cataluña, Canarias, Asturias, España, Aragón, Extremadura, Castilla y León y La Rioja.

 Si organizáramos un acto oficial en Toledo y tuviéramos que colocar las siguientes banderas autonómicas ¿qué orden seguiríamos y cómo las colocaríamos para la foto de familia (detrás de una presidencia)? Madrid, Galicia, Castilla La Mancha, España, Baleares, Murcia y La Rioja.

 Supongamos que en un acto imaginario que se celebra en Portugal promovido por la Unión Europea, con ocasión de una reunión de los jefes de gobierno de Grecia, Austria, Portugal,  Alemania, Francia, Finlandia y España ¿cómo colocarías las banderas en alternancia?El país que preside el semestre es Francia.

Acto celebrado en Castilla y León para presidentes de gobierno de las CC.AA. de Castilla y León, Asturias, Cantabria, Galicia y País Vasco. ¿Cómo colocarías las banderas?

JUEGO BANDERAS

Realiza el siguiente test para comprobar que te has aprendido las banderas de las Comunidades Autónomas.

EJEMPLOS DE EVENTOS

Si tuvieras que organizar un evento, ¿sabrías que nombre ponerle? Para comenzar por el principio es necesario conocer todas las tipologías y tipos de eventos que existen y así dar un nombre a nuestro acto que realmente exprese lo que queremos trasmitir.

Para entender mejor todas las definiciones que hemos estudiado, os dejo algunos de los mejores eventos que han buscado vuestros compañeros.

Clinic
Feria
Jornada
Exposición
Congreso
Encuentro
Seminario
Ciclo
Mart

¿Te sabes los tipos de eventos?

Cuando te diga la profesora, pincha aquí.

ACTIVIDAD 1 INTRODUCCIÓN AL PROTOCOLO

WEBQUEST www.casareal.es

Contesta a las siguientes preguntas utilizando la información que se encuentra en la página web:

1. ¿Cuál crees que es la diferencia entre La Familia Real y la  Familia del Rey?
2. ¿Quiénes forman la Familia Real?
3. ¿Cuándo y dónde nace el Rey don Juan Carlos? ¿Por qué nace en este lugar? ¿Cuándo y por qué es proclamado Rey?
4. Cita tres de las funciones del Rey como jefe de Estado según la Constitución.
5. Según la Constitución, ¿qué tipo de sucesión tiene la Corona Española? ¿Qué significa? Por lo tanto, ¿qué orden seguirá?
6. ¿Qué presupuesto tiene la Casa Real para 2014?¿Ha aumentado o disminuido respecto a años anteriores? ¿Cómo se estructura la Casa Real? ¿En qué tres módulos o bloques?
7. ¿Dentro de cuál de estos tres bloques se sitúa el “Protocolo”? ¿De qué se encarga este subservicio?
8. ¿Cuáles son los dos últimos a los que asistió a Reina Sofía?

                        GRANDES DE ESPAÑA Y NOBLEZA

Busca información sobre dos nobles que vivan en la actualidad, uno nombrado por el rey Don Juan Carlos I y otro que haya heredado el título. Resume en no más de cinco líneas quién es, sus títulos y hechos relevantes de su vida.

MEDALLAS Y PLACAS AL MÉRITO TURÍSTICO

Indica a quién y a qué empresas, entidades o destinos se otorgaron en 2013 las medallas y placas al mérito turístico. Realiza una propuesta para este año.

HERÁLDICA

Busca en la página web www.heraldaria.com tu apellido,  dibuja su escudo y explica su significado, según la procedencia que más se adecúa a tu realidad..

GRANDES DE ESPAÑA Y NOBLEZA

Hoy hemos conocido a los Grandes de España como a los "primos" o personas muy cercanas al rey. Existen en la actualidad más de 400 títulos que se concentran en unas 300 personas. El listado más aceptado de Grandes de España es el de Francisco Fernández Bethencourt. La persona que más títulos posee que ningún otro noble en el mundo es la duquesa de Alba, de la cual nos sorprende, no solo la cantidad de títulos, sino también la cantidad de nombres que tiene.
Para terminar la clase de hoy hemos leído un artículo del periódico 20minutos "El rey  ha concedido 47 títulos nobiliarios y ha subido la categoría a otros seis nobles" que podéis releer en este enlace.

ORÍGENES Y EVOLUCIÓN DEL PROTOCOLO

Estos días hemos estado hablando sobre los orígenes y la historia del protocolo. A modo de resumen y complemento de lo que hemos trabajado, os recomiendo el artículo "orígenes del término protocolo" de la web protocolo.org.
¿Sabrías explicar la historia del protocolo a partir de las siguientes imágenes?